Quản lý thời gian có phải ý tưởng hay?

Ai trong chúng ta cũng ủng hộ việc sử dụng thời gian hiệu quả. Nhưng khi nói tới vấn đề “quản lý thời gian”, ta thường bỏ qua một bức tranh lớn hơn về nó. Dù lĩnh vực công tác hay học tập của bạn là gì, hẳn bạn luôn bắt gặp ý tưởng cần phải “quản lý thời gian”. Có thể bạn đã mua sách nói về điều đó, hoặc bạn từng tham gia vào các khóa học như vậy. Bạn cũng có thể đã viết hồ sơ xin việc mà trong đó, nhấn mạnh “những kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời” của mình.
 
Tất nhiên, ai trong chúng ta cũng ủng hộ việc sử dụng thời gian hiệu quả. Nhưng khi nói tới vấn đề “quản lý thời gian”, ta thường bỏ qua một bức tranh lớn hơn về nó.
 
Nếu mọi nỗ lực của bạn để hiệu quả dường như chẳng mấy tác dụng thì vấn đề có lẽ không phải ở bạn. Có lẽ, mấu chốt của việc này nằm ở cách thức bạn nhìn nhận về thời gian.
 
Và đây là một kiểm nghiệm thực tiễn:
 
Không phải mọi thời khắc đều quan trọng như nhau
Ta sẽ thấy khá thường xuyên những lời khuyên về quản lý thời gian đều mặc định, mọi thời khắc đều như nhau: một giờ đồng hồ luôn là 60 phút làm việc hiệu quả.
 
Có thể thấy, quan niệm này bất chấp thực tiễn đời sống. Tất cả chúng ta đều có những thời điểm lên cao hay xuống thấp về mặt năng lượng (cả về tinh thần lẫn thể chất) trong một ngày. Chẳng hạn, bạn sẽ thấy đầu óc lơ tơ mơ lúc sáng sớm nhưng lại tập trung cực tốt trong khoảng từ 10 đến 12 giờ sáng.
 
Bạn luôn muốn làm việc tốt nhất trong khoảng thời gian tối ưu nhất. Đôi khi, thực tiễn này trái ngược hẳn với những lời khuyên về quản lý thời gian theo cách truyền thống. Nếu bạn làm việc bắt đầu từ 8 giờ sáng, nhưng đầu óc bạn hình như lại chỉ thực sự tỉnh táo vào lúc 10h, thì việc bạn dành ra 2 giờ đầu ngày đó giải quyết số email cũng tốt chứ sao. Do đó, đừng băn khoăn quá nếu cuốn sách bạn vừa đọc nói rằng, bạn không nên check mail trước bữa trưa.
 
Vậy lúc nào là thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn? Bạn có thể sắp xếp lại ngày làm việc của mình như thế nào để bạn có thể làm việc tốt nhất lúc đó?
 
Bạn không thể làm việc hiệu quả được 8 tiếng mỗi ngày
Hầu hết những công việc làm giờ hành chính đều có cách quy định về thời gian lao động từ 8 đến 9 tiếng. Nếu bạn là sinh viên hay người làm việc tự do, bạn dễ có cảm tưởng mình cũng nên làm việc liên tục trong khoảng thời gian ấy.
 
Nhưng sự thật là bạn không thể làm như thế. Nếu công việc của bạn đòi hỏi mức độ tập trung cao hay rất cần phải sáng tạo, như nghề đồ họa hay lập trình chẳng hạn, bạn cũng chỉ có thể thực sự làm được 3 đến 4 giờ lao động hiệu quả mỗi ngày.
 
Đừng tự cảm thấy day dứt về điều này, mà hãy chuẩn bị tâm lý về nó. Khi bạn đang làm việc, hãy tập trung ở mức tốt nhất có thể, bạn sẽ rất ngạc nhiên là tại sao mình có thể hoàn thành được khá nhiều việc như vậy trong vòng vài giờ đồng hồ.
 
Khi bạn lên danh sách những việc cần làm mỗi ngày, hãy tập trung vào 2 hoặc 3 đầu việc lớn trong những giờ làm việc hiệu quả nhất. Và rồi khi cảm thấy năng lượng bắt đầu hao hụt, bạn có thể thả lỏng vào những việc nhỏ nhặt hơn.
 
Quản lý cuộc đời chứ không phải thời gian của bạn
Nếu bạn là người quản lý thời gian giỏi, bạn nên có một loạt những kỹ năng hữu ích như thế này:
 
* Tập trung vào công việc và tránh sự trì hoãn.
 
* Biết ưu tiên các việc cần giải quyết một cách đúng đắn và hiệu quả.
 
* Tránh đi những khoảng thời gian lãng phí (chẳng hạn, bạn có thể nghe sách nói trong lúc di chuyển).
 
Vấn đề cho thấy, việc quản lý thời gian không thể giúp bạn tiến xa hơn nếu bạn đang giải quyết những việc không phù hợp. Nếu bạn đang làm một công việc tẻ nhạt, bế tắc, có thể bạn vẫn làm việc hiệu quả như mong muốn, song nó cũng không thể giúp bạn đạt được mục tiêu. Nếu bạn cứ tiếp tục những dự án mới mà chẳng bao giờ kết thúc chúng, thì những thời giờ bạn bỏ ra cũng chẳng có giá trị là mấy.
 
Do đó, hãy đừng nghĩ quá nhiều về việc quản lý thời gian, hãy tập trung cho việc quản lý cuộc đời của bạn.
 
Những nhiệm vụ nào trong danh sách bạn có thể loại bỏ? Có điều gì mới bạn nên làm để giúp mình đạt được những mục tiêu đặt ra?
Một số bài viết về quản lý thời gian hay:
15 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Mẹo quản lý thời gian hiệu quả
8 cách quản lý thời gian hiệu quả
5 kinh nghiệm giúp bạn sử dụng thời gian khoa học
Bài học hay về thời gian